Comment bien gérer les factures récurrentes et d'abonnements ?

La facturation récurrente est un excellent moyen pour les entreprises de simplifier la facturation si elles offrent les mêmes produits et services à leurs clients sur une base continue.

Qu'est-ce que la facturation récurrente ?

On parle de facturation récurrente lorsqu'un client commande exactement les mêmes produits ou services à plusieurs reprises et que vous lui envoyez la même facture chaque mois. Cela peut se faire sur une base hebdomadaire ou mensuelle, selon la fréquence des commandes. Aucune modification n'est apportée aux informations ou aux produits du client, ni à ses coordonnées. La facture est envoyée au même destinataire à intervalles réguliers.

Si un client commande cinq produits identiques chaque mois, vous pouvez créer une facture récurrente pour envoyer ces cinq produits chaque mois. Cela vous évitera de devoir créer une nouvelle facture chaque mois. Il suffit de copier la facture et de la renvoyer au client.

Quand faut-il envoyer des factures récurrentes ?

Lorsque vous proposez les mêmes biens ou services à intervalles réguliers, les factures récurrentes sont idéales. Voici quelques exemples :

• Location de matériel
• Services par abonnement
• Contrats mensuels
• Paquets de services de maintenance
• Adhésions

Si vos clients utilisent régulièrement les mêmes produits ou services, votre entreprise se prête bien à la facturation récurrente.

Quand utiliser la facturation automatique ?

Différents secteurs commercialisent leurs produits et services par le biais d'abonnements. C'est le cas de nombreux services en ligne, comme les éditeurs de logiciels SaaS et les opérateurs télécoms, mais aussi de la presse écrite ou numérique...
Voici quelques exemples de renouvellement automatique :

* Abonnement mensuel à un service internet (plateforme de messagerie, services marchands).

* La facturation mensuelle d'un magazine auquel le client est abonné depuis au moins 24 mois.

* Un contrat de maintenance annuel pour un opérateur d'ascenseur, pour lequel la copropriété a souscrit un contrat de maintenance.

* Un programme d'adhésion spécifique à un service ou à une association.

Comment gérer vos paiements récurrents ?

Une fois le processus lancé, la gestion des factures récurrentes peut être très simple ! Il vous suffit d'anticiper ces questions en amont.

• Quand dois-je facturer ?
• Quel montant dois-je facturer ?
• Quel est le délai d'attente ?
• À qui devez-vous envoyer la facture ?

Une fois que nous avons répondu à ces questions, nous pouvons trouver un moyen d'automatiser la gestion de la facturation récurrente.
Nous vous recommandons d'utiliser un programme de facturation en ligne.

Ce dernier automatisera la création, l'édition et l'envoi des newsletters.

Quelle que soit la périodicité de l'abonnement, les factures sont automatiquement créées aux dates fixées par le système de gestion.
Un outil en ligne ou un logiciel spécialisé - plus d'informations -) peut vous aider à faciliter la gestion de vos abonnements. * Rappels automatiques aux clients avant la fin de l'abonnement (J-30 et J-7, J-1 ...)).

* Envoi de rappels par e-mail

* Envoi automatique d'une facture par e-mail après sa création

* Tableau de bord des paiements récurrents

Trois raisons d'automatiser la facturation récurrente

Un logiciel de facturation spécialisé peut créer une facture récurrente à partir d'une facture existante. Après que l'entreprise utilisatrice ait paramétré la facture récurrente (définition et services du client et périodicité), le logiciel va générer automatiquement les factures récurrentes suivantes. Elles sont envoyées aux clients par l'entreprise.

Voilà 3 raisons d'utiliser un programme de gestion pour la facturation récurrente :

Gagner du temps : Le logiciel gère toutes les factures à votre place. Ce logiciel élimine les tâches administratives fastidieuses et sans valeur ajoutée. Le logiciel créera votre facture une fois et s'occupera de tout le reste.

Évitez les erreurs : il y a moins de risques d'erreur humaine ou d'omission en utilisant un mauvais copier/coller. Pour créer un document généré automatiquement, le logiciel utilise les données correctes pour chaque période.

Améliorez votre gestion et votre pilotage. Suivez de plus près votre trésorerie pour assurer le développement de votre entreprise. La facture récurrente automatique vous permet de connaître à l'avance les rentrées d'argent et d'optimiser vos ratios financiers.

Comme vous le verrez, un programme de gestion adapté à la facturation récurrente ne peut être que bénéfique pour votre entreprise et pour vous.

Comment bien gérer les factures récurrentes et d’abonnements avec odoo ?

Pour bien gérer les factures récurrentes et les abonnements avec Odoo, l'utilisation du module "Abonnements" (Subscriptions) se révèle particulièrement efficace. Ce module facilite l'automatisation et la gestion des contrats d'abonnement. Voici les étapes à suivre pour optimiser ce processus :

1. Installer le module Abonnements

Activer le module "Abonnements" dans Odoo pour gérer les services ou produits récurrents. Ce module permet de créer, suivre et automatiser la facturation d'abonnements.

2. Créer un modèle d'abonnement

Lors de la création d'un produit ou service, configurer celui-ci en tant qu’abonnement. Définir la fréquence de facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.), les conditions tarifaires, ainsi que les périodes de renouvellement.

3. Génération automatique des factures

Odoo permet d’automatiser la création des factures récurrentes. Selon le modèle d’abonnement, des factures seront générées et envoyées aux clients à la fréquence définie, avec des notifications pour le suivi.

4. Gestion des renouvellements

Configurer les options de renouvellement automatique ou manuel. Lorsqu’un abonnement arrive à échéance, Odoo notifie le client et permet de renouveler automatiquement les contrats, avec les conditions actualisées.

5. Suivi des abonnements

Le tableau de bord du module permet de suivre les indicateurs clés (revenus récurrents mensuels, taux de rétention, abonnements en cours, résiliations). Cela facilite la prise de décision en matière de gestion d’abonnements et de facturation.

6. Gestion des paiements

Associer Odoo à des solutions de paiement pour automatiser l’encaissement. Odoo gère également les paiements partiels, les relances pour factures impayées, ainsi que les annulations ou ajustements en cas de résiliation.

7. Rapports et analyses

Utiliser les outils d’analyse d’Odoo pour suivre la rentabilité des abonnements, anticiper les renouvellements, ou identifier des opportunités de vente additionnelle. Des rapports détaillés sur les abonnements actifs, les taux de churn, et les revenus récurrents permettent d’avoir une vue d’ensemble sur la performance.

En utilisant ces fonctionnalités, Odoo aide à gérer efficacement les abonnements et les factures récurrentes, automatisant les processus pour gagner en efficacité et en transparence.