Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à changer son expert-comptable. Et s'il est vrai qu'il s'agit d'un processus libre, il n'en demeure pas moins que le changement de celui qui s'occupe de la comptabilité doit respecter certaines règles éthiques et déontologiques. Comment procéder donc pour changer de comptable en toute sérénité ?

Définir ses besoins comptables avec précision

Avant de choisir un nouveau prestataire, il est crucial de cerner les services comptables nécessaires pour votre entreprise. Voici des étapes pour établir vos besoins :

• Dressez une liste détaillée des tâches à confier à votre comptable ou cabinet.
• Considérez la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et le stade de développement.
• Évaluez si vous avez besoin de services de base ou de services plus avancés comme la planification fiscale ou la préparation de prévisions financières.
• Déterminez si un comptable individuel ou un cabinet avec une équipe diversifiée serait plus adapté.

Posez-vous les questions suivantes pour affiner votre recherche :

• Quelles sont les compétences spécifiques dont j'ai besoin ?
• Quel niveau de soutien et de conseils je recherche ?
• Mes besoins sont-ils susceptibles d'évoluer à court ou moyen terme ?

Comment choisir le meilleur comptable pour vos besoins

Étapes de recherche

Après avoir défini vos besoins, suivez ces étapes pour trouver le meilleur comptable :

• Faites des recherches sur internet
• Demandez des recommandations à d'autres entrepreneurs ou à des organismes professionnels.
• Examinez les qualifications, l'expertise et la réputation des candidats.
• Vérifiez les accréditations et l'expérience avec des entreprises similaires à la vôtre.
• Consultez les répertoires en ligne et les évaluations de clients.

Sélection et évaluation des candidats

Lors de la création d'une courte liste de candidats :

• Comparez les services proposés et les tarifs.
• Quel est le logiciel principal qu'ils emploient pour la comptabilité et les états financiers ? Ce logiciel est-il adapté à la taille et au secteur de votre entreprise ?
• Utilisent-ils des solutions de numérisation et de gestion électronique des documents ? Ont-ils des processus efficaces pour échanger les pièces et les dossiers avec vous ?
• Soyez attentif aux frais supplémentaires possibles.
• Réalisez des entrevues pour évaluer la compatibilité.
• Préparez une liste de questions sur leur approche, disponibilité, et procédures.
• Découvrez qui seront vos interlocuteurs principaux et comment ils gèrent les imprévus.
• Évaluez leur philosophie de conseil aux entreprises.
• Assurez-vous d'une bonne chimie interpersonnelle.  

Analyser et signer la lettre de mission avant de changer de comptable

Un aspect essentiel à ne pas négliger lorsque vous choisissez un nouveau comptable ou cabinet comptable est l'examen attentif de la lettre de mission qu'ils vous proposeront.

Cette lettre définit le cadre de la relation et les services qui seront fournis. Elle doit décrire en détail :

- La nature exacte des tâches qui seront réalisées (comptabilité, fiscalité, paie, etc.)

- Les responsabilités respectives des deux parties

- La fréquence et les délais de réalisation des travaux

- Les honoraires et modalités de facturation

- Les procédures en cas de différends ou résiliation

Prenez le temps de lire minutieusement cette lettre de mission. N'hésitez pas à poser des questions en cas d'ambiguïté ou pour négocier certaines clauses si nécessaire. Assurez-vous que le contenu correspond bien à vos attentes et besoins.

Une fois que vous êtes pleinement satisfait, vous pourrez alors signer ce document contractuel en toute confiance. La lettre de mission scellera officiellement votre accord et établira les bases d'une relation professionnelle transparente et mutuellement bénéfique avec votre nouveau prestataire comptable.

Résiliation de la lettre de mission d'un comptable

Les raisons qui peuvent entrainer à la résiliation d'un contrat sont variées. Entre autres, il y a la non-satisfaction, des honoraires expert-comptable trop élevés, un tarif cabinet comptable qui ne répond plus aux réalités financières de la boîte, un changement de siège social, etc. Toutefois, l'entreprise n'est pas tenue de donner une justification à sa volonté de changer d'expert-comptable. Par ailleurs, la résiliation d'une lettre de mission doit se faire en suivant une certaine démarche. En premier lieu, l'entreprise doit s'assurer d'avoir régler tous les honoraires de l'expert-comptable. En effet, il n'est pas rare de voir un expert-comptable s'engager dans la réclamation ultérieure d'un solde. Dans ce cas précis, l'entreprise est tenue d'effectuer le règlement dans les plus brefs délais. Le client doit rédiger une lettre ayant pour objet Résiliation de lettre de mission et demander accusé de réception.

1-    Résiliation à la date de clôture des comptes.

Par la suite, il faut passer en revue, de long en large, la lettre de mission. En particulier, il y est souvent fait mention d'un délai de préavis qui doit être respecté en cas de rupture de contrat. Ce délai est généralement de trois mois. Le prestataire de services comptables doit donc être avisé trois mois avant la fin de clôture de l'exercice.

2-    Résiliation en cours d'exercice comptable.

Les relations avec votre expert-comptable se sont trop dégradées et vous préférez procéder à une rupture anticipée du contrat avant la clôture de votre bilan social. Passer en revue tous les points de la lettre de mission est une étape importante pour ne pas tomber dans le piège d'une clause pénale obligeant à payer des indemnités à l'expert-comptable. Lesdites indemnités peuvent s'élever jusqu'à 25% des honoraires annuels.

Faciliter la passation de témoin comptable

Étapes clés pour une transition comptable réussie

Après avoir choisi votre nouveau comptable et signé la lettre de mission, il est crucial d'orchestrer une transition sans heurts. Voici les étapes à suivre :

• Fournir tous les documents nécessaires : Incluez les derniers états financiers, les registres comptables, les déclarations de revenus, les contrats en cours, etc.
• Ne pas omettre de détails : Assurez-vous de donner une vue d'ensemble claire dès le départ.

Collaboration avec l'ancien comptable

Si possible, planifiez une période de chevauchement avec votre ancien comptable pour une transition ordonnée :

• Permettre une collaboration entre l'ancien et le nouveau comptable.
• Faciliter un transfert en douceur des connaissances.

Communication pendant la transition

Pour une prise en main efficace :

• Assurez-vous d'être disponible et joignable pour répondre aux interrogations.
• Maintenez une communication fluide et offrez des explications franches sur votre entreprise, vos processus et vos attentes.

Avec de la patience et de la bonne volonté de part et d'autre, le changement de comptable se déroulera sans accroc.

Récapitulatif pour changer de comptable

Il est très rare que le changement d’expert-comptable se passe mal. Votre nouveau cabinet est là aussi pour vous accompagner dans ce changement. Il n’y a pas d’état d’esprit concurrentiel entre expert-comptable et dans la majorité des cas les cabinets comptable savent communiquer entre eux pour une passation sans douleur. En somme, pour changer d'expert-comptable, il faut vérifier scrupuleusement les termes de contrat. Ensuite, il faut identifier très tôt le nouvel expert-comptable. Informez le prestataire actuel de la volonté de résilier le contrat qui le lie à vous à travers une lettre recommandée avec accusé de réception. Assurez-vous de lui régler tous les honoraires dus pour ne pas vous exposer plus tard à des préjudices et à des indemnités ou des retards de transmission de documents au cabinet successeur.