Comment rembourser les frais professionnels d'un salarié ?

Les frais professionnels d'un salarié sont des dépenses qu'il est obligé d'effectuer dans le cadre des activités nécessaires à l'accomplissement de son travail. L'employeur est tenu de les rembourser. Il existe trois façons de procéder à ce remboursement, en respectant les obligations légales et conventionnelles.

Définition des frais professionnels :

On entend par frais professionnels d'un salarié sont des dépenses payées par un collaborateur mais qui sont relatives à son activité professionnelle et dont l'entreprise devra lui rembourser. Ce sont donc des frais inhérents à la fonction, au travail du salarié qui celui-ci supporte. 

L'employeur peut choisir de payer à son employé les frais professionnels qu'il engage lors de ses déplacements professionnels :

• soit sous forme de frais réels engagés ;
• soit sous forme d'indemnités forfaitaires dans le cas où ou sous forme d'indemnités forfaitaires, à condition qu'elles ne dépassent pas les montants qui sont fixés par décret.

Les frais professionnels à rembourser sur la base de frais réels :

Certains frais ne sont remboursés que sur la base des frais réels.

Le décret du 20 décembre 2002 prévoit des cas où le remboursement des frais professionnels ne peut se faire que sur la base des frais réels engagés :

• Les frais qui sont engagés par un salarié qui se trouve dans un environnement de télétravail ;
• Les dépenses du salarié ou les dépenses équivalentes pour l'utilisation professionnelle des équipements qui résultent des dernières technologies de l'information et de la communication ;
• Les frais de déménagement sont engagés par votre salarié dans le cadre d'une mobilité professionnelle ;
• Les frais engagés par les salariés des entreprises françaises qui sont détachés à l'étranger et des entreprises étrangères qui sont détachées en France ;
• Les frais engagés par les salariés en mission temporaire ou en mutation de la France métropolitaine vers les départements d'outre-mer, les territoires français d'outre-mer ou inversement, et entre ces territoires.

Lorsqu'un employé est embauché en télétravail, les frais supportés pour la bonne efficacité de son travail sont à rembourser sur présentation de justificatifs : achat de matériel (ordinateur, imprimante, cartouches...), location de bureau, etc.

De même, les frais concernant l'acquisition d'outils des nouvelles technologies de l'information et de la communication utilisés à des fins professionnelles doivent être remboursés sur présentation de justificatifs.

Dans le cadre de la mobilité professionnelle, les frais de déménagement du salarié doivent être pris en charge par l'employeur.

Les indemnités de compensation des frais subis par les salariés envoyés en mission ponctuelle ou mutés en France par des sociétés étrangères ainsi que ceux liés à la mobilité professionnelle de la métropole vers les DOM-TOM, et inversement, sont aussi soumis au remboursement des frais réels.

Dans tous ces cas, il n'y a aucune limite d'exonération puisque les frais réels sont remboursés.

Des allocations forfaitaires de frais professionnels non soumises aux cotisations sociales

Qu'il s'agisse de la nourriture, dans le cas où un employé est obligé de manger à proximité ou sur son lieu de travail parce que son domicile est trop éloigné, du logement et des différentes dépenses dans le cadre de missions liées à la mobilité professionnelle en France métropolitaine, de l'utilisation d'un véhicule personnel dans l'accomplissement de ses fonctions, ou bien encore d'un hébergement dans l'attente d'un logement personnel, l'employeur peut utiliser des allocations forfaitaires, sans présentation de justificatifs. Il doit simplement prouver que les frais engagés par l'employé sont nécessaires au bon fonctionnement de la société.

Le montant de ces allocations forfaitaires est fixé par l'URSSAF de même que les barêmes des seuils ouvrant droit à l'exonération des cotisations sociales.

Lorsque l'allocation forfaitaire est supérieure aux seuils des limites d'exonération il est malgré tout possible d'en bénéficier en prouvant que le salarié ne peut effectivement rentrer chez lui dans le cadre de déplacements professionnels et en justifiant de l'utilisation de l'allocation forfaitaire.

Doit-on faire apparaitre le remboursement des frais professionnels sur bulletin de paie ?

Les sommes effectivement remboursés au salarié au titre des frais professionnels peuvent être indiquées au pied du bulletin de paye, mais ce n'est pas une obligation.

Sous réserves de certaines conditions, elles ne sont pas soumises aux cotisations sociales.

Fournir un moyen de paiement au nom de la société

Il est possible de fournir à l'employé des tickets restaurant, un véhicule de fonction ou encore une carte de crédit pour qu'il puisse effectuer les dépenses nécessaires dans le cadre de ses fonctions : repas lorsqu'il ne peut rejoindre son domicile, déplacement ponctuel ou quotidien, hébergement s'il ne peut rentrer chez lui, etc.

Utiliser un logiciel de note de frais comme Odoo

La gestion des frais professionnels représente souvent un défi pour les entreprises, en particulier lorsque celle-ci repose sur des méthodes manuelles ou des outils obsolètes. Les processus traditionnels de traitement des notes de frais, basés sur des feuilles de calcul ou des documents papier, entraînent des erreurs, des retards et un manque de transparence dans la gestion des dépenses. Dans ce contexte, l'adoption d'un logiciel de gestion de notes de frais devient une solution incontournable.

Ce type de logiciel permet d'automatiser et de centraliser la gestion des dépenses professionnelles, simplifiant ainsi le suivi, la validation et le remboursement des frais. Grâce à ces outils numériques, les entreprises optimisent leur efficacité, réduisent les erreurs et garantissent une meilleure visibilité sur les coûts, tout en offrant aux employés une plus grande facilité dans la soumission de leurs notes.

Le remboursement des frais professionnels via Odoo s'effectue en utilisant le module "Notes de frais". Voici les étapes générales à suivre pour gérer ce processus :

1. Activer le module Notes de frais : Assurer l'installation du module "Notes de frais"  dans Odoo.
2. Création d'une note de frais : Chaque employé peut créer une note de frais en y ajoutant les dépenses professionnelles, comme les repas, déplacements, ou hébergement. Les pièces justificatives (tickets, factures) peuvent être téléchargées directement dans le système.
3. Validation des frais : Après soumission, la note de frais passe par un processus de validation. Un manager ou un responsable valide les dépenses.
4. Approbation comptable : Une fois validée, la note de frais est transférée à la comptabilité pour traitement. Le module comptabilité gère les écritures comptables associées.
5. Remboursement : Le remboursement des frais s'effectue soit par virement manuel, soit en intégrant un paiement automatisé via Odoo ou un logiciel bancaire tiers.

Utiliser un logiciel de notes de frais offre plusieurs avantages clés pour la gestion des dépenses professionnelles :

1. Gain de temps : Automatisation du processus de soumission, validation et remboursement des frais. Réduction des tâches manuelles comme la saisie de données ou la recherche de justificatifs papier.
2. Centralisation : Tous les frais professionnels se retrouvent dans un seul système, accessible à tous les collaborateurs. Cela facilite la gestion et le suivi des dépenses.
3. Réduction des erreurs : Le logiciel limite les erreurs humaines liées à la saisie manuelle, la perte de justificatifs ou les oublis. Les règles de dépenses peuvent également être paramétrées pour respecter les politiques internes.
4. Visibilité financière : Accès immédiat à des rapports détaillés sur les dépenses par employé, projet ou catégorie. Meilleur contrôle budgétaire et capacité à prendre des décisions éclairées sur les coûts.
5. Conformité : Respect des obligations légales et fiscales en matière de justificatifs et de gestion des notes de frais. La numérisation et l'archivage automatisé garantissent un audit plus facile.
6. Mobilité : Les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais en déplacement via des applications mobiles, en prenant simplement une photo des justificatifs.

Ces avantages optimisent les opérations comptables, améliorent la productivité et permettent une meilleure gestion des ressources.