10 règles pour un CRM conforme au RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), un cadre juridique européen rigoureux, a été conçu pour préserver l'intégrité et la confidentialité des informations personnelles. Le RGPD conduit les entreprises à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles qu'ils collectent dans le cadre de leurs activités. Cela implique le recueil du consentement des individus, la collecte des données en vue d'un but prédéterminé, une durée de conservation limitée, la sécurité des systèmes informatiques et le respect des droits des personnes.

Se conformer au RGPD n'est pas seulement une obligation légale, mais également un moyen de renforcer la confiance des clients, de protéger l'image de marque et d'éviter d'éventuelles sanctions financières substantielles.

Dans cette optique, nous avons sollicité d'un expert : Edouard Schlumberger, co-fondateur de Leto, une solution de conformité RGPD éprouvée. Cet article présente les 10 règles fondamentales pour assurer la conformité RGPD de votre système de gestion de la relation client (CRM).

10 règles pour un CRM conforme au RGPD

Le RGPD est applicable depuis le 25 mai 2018. Il est né de la volonté de renforcer la maitrise des personnes au sein de l'Union Européenne sur leurs données personnelles.

Depuis lors, chaque entité traitant des données personnelles (entreprise, collectivité publique, etc) a l’obligation de collecter et traiter les données personnelles en conformité avec les dispositions du RGPD.

Les activités marketing sont donc particulièrement impactées par la mise en conformité RGPD.

L’outil numéro 1 des équipes marketing et commerciales est bien souvent le CRM. Il existe beaucoup de Saas proposant cette solution. Alors, pour s'assurer que votre CRM soit conforme au RGPD, il est crucial de suivre plusieurs étapes clés.

Voici les 10 conseils de Leto pour vous aider à atteindre cet objectif :

1. Audit des données personnelles : Commencez par réaliser un audit de votre CRM pour identifier les données personnelles que vous traitez et déterminer si votre traitement est conforme au RGPD.
2. Politique de confidentialité : Mettez à jour votre politique de confidentialité pour qu'elle soit claire, transparente, et qu'elle informe les utilisateurs sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées, et protégées.
3. Consentement explicite : Assurez-vous d'obtenir le consentement explicite et informé des utilisateurs avant de collecter ou de traiter leurs données personnelles. Le consentement doit être donné par une action claire et affirmative. Vous avez ici les bonnes pratiques en matières de cookies et de mentions à mettre sur vos formulaires par exemple.
4. Minimisation des données : Limitez la collecte de données personnelles au strict nécessaire. Évaluez régulièrement vos données pour vous assurer que seules les données nécessaires sont conservées. Par exemple, inutile de collecter l’âge d’un client si vous n’en faites rien!
5. Sécurité des données : Implémentez des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, ou la divulgation. Activez notamment l’authentification à 2 facteurs, disponibles désormais dans la plupart des outils.
6. Gestion des accès : Assurez-vous que seuls les employés ayant besoin d'accéder à des données personnelles pour accomplir leurs tâches peuvent le faire. Utilisez des contrôles d'accès pour restreindre l'accès aux données.
7. Formation des employés : Formez vos employés sur les principes du RGPD et sur les procédures de votre entreprise concernant la protection des données. Leto propose par exemple un outil de sensibilisation au RGPD, une question RGPD par jour, rapide et efficace!
8. Droits des individus : Mettez en place des procédures pour répondre aux demandes des individus souhaitant exercer leurs droits sous le RGPD, tels que le droit d'accès, de rectification, d'effacement, ou de portabilité des données. Leto permet d’automatiser ces processus par exemple.
9. Notifications de violation de données : Établissez un plan d'action en cas de violation de données personnelles, incluant les notifications aux autorités de contrôle et, si nécessaire, aux individus affectés dans les délais requis par le RGPD.
10. Purgez vos données : Un grand classique dans un CRM : les données des prospects sont conservées trop longtemps! Par exemple, il est recommandé de supprimer toute donnée d’un prospect après 3 années sans contact de sa part. Mettez en place des rituels réguliers faire le point sur les données à supprimer ou anonymiser.

Ces étapes sont fondamentales pour s'assurer que votre CRM non seulement respecte le RGPD, mais contribue également à la confiance et à la transparence envers vos clients et utilisateurs.

Leto est un logiciel qui vous aide à automatiser votre mise en conformité RGPD de façon efficace et rapide. Leto se connecte à de très nombreux outils marketing afin de réduire le temps et les efforts alloués à la mise en conformité RGPD!