Procédures à suivre lorsque vous êtes face à un cas d’impayé client

Dans l’univers de l’entrepreneuriat, il se peut qu’à un certain moment de sa vie, l’entrepreneur se trouve confronté à une situation où leurs clients tardent ou refusent complètement de payer les factures. Ce qui génère souvent des effets néfastes pour la situation financière de l’entreprise. Cela dit, afin de gérer cette situation, le texte juridique prévoit des procédures à suivre en cas d’impayé client. Ainsi, vous pouvez vous servir de ces lois en tenant évidemment compte de certains paramètres comme le montant de la somme due, le type de débiteur, etc.

1. Bien facturer

Pour être dans votre droit de relancer un impayé, il existe des règles strictes en matière de facturation: la date de paiement et les conditions de recouvrements doivent figurées sur votre facture. L’attention portée à la rédaction de cette pièce comptable permet d’éviter un éventuel aller-retour et un délai de paiement supplémentaire.  

2. réclamer la facture à l'amiable

Lorsque votre client ne respecte pas ses engagements de paiement, il peut être tentant de recourir immédiatement à des poursuites judiciaires. Cependant, cette approche peut s'avérer coûteuse et chronophage, en particulier pour les petites entreprises. Avant de poursuivre en justice, il est souvent judicieux de chercher à régler le différend à l'amiable pour obtenir un règlement. Tout d'abord, il est important d'entrer en contact avec votre client et de tenter de comprendre les raisons du retard de paiement. Peut-être y a-t-il eu un malentendu ou des problèmes financiers imprévus de la part de votre client. Si vous êtes disposé à travailler avec votre client pour trouver une solution, vous pouvez proposer un plan de paiement échelonné ou une réduction du montant dû en échange d'un paiement immédiat. Si vous parvenez à un accord avec votre client, il est important de mettre cet accord par écrit et de le faire signer par les deux parties. Cela vous protégera en cas de non-respect de l'accord par votre client. Si vous ne parvenez pas à un accord à l'amiable, vous pouvez envisager d'autres options, telles que l'envoi d'une mise en demeure formelle ou la saisine d'un médiateur. En fin de compte, le recours à un avocat spécialisé dans les litiges commerciaux peut s'avérer nécessaire si aucune des options précédentes ne fonctionne.

3. Notifier des pénalités

En achetant diverses marchandises ou en faisant recours aux divers services d’une société quelconque, le client entretient un type de contrat dans lequel il s’engage à payer la somme due à la prestation et aux achats dans un établi déterminé. Cela dit, si le client ne parvient pas à régler ses factures dans les délais prévus par le contrat, il s’expose alors à plusieurs sanctions. Parmi celles-ci, il peut être obligé à payer les pénalités de retard. C’est l’article L 441-6 du Code de commerce qui encadre la règle en matière de paiement des pénalités de retard : échéance, taux d’intérêt applicable, indemnité forfaitaire… La clause de pénalités est en général affirmée dans les conditions générales de la société en question. En cas d’impayé client, le débiteur est tenu de régler la somme due pour les frais de recouvrement. Plus précisément, il s’agit d’une forme d’indemnité forfaitaire que le débiteur (client) doit impérativement payer à son créancier. En outre, le débiteur est également passible de payer des sommes allant jusqu’à plus de 75 000 à 350 000 euros. Par ailleurs, dans certaines conditions, les dispositifs réglementaires prévoient que le montant de ces amendes peut être doublé.

4. Nos conseils à suivre pour relancer son client

Nombreuses sont les solutions qui s’offrent à vous en cas d’impayé créancier. Autrement dit, si votre client refuse de payer vos factures, la loi met à votre disposition les procédures à suivre afin de les faire payer. Ces procédures peuvent s’arrêter à l’étape de règlement à l’amiable. En l’occurrence, elles peuvent aussi arriver jusqu’à l’intervention d’un huissier. Cela dit, pour forcer votre client à régler l’impayé créancier, vous pouvez commencer par relancer le débiteur. Il s’agit ainsi de la relance du débiteur, une procédure dans laquelle vous pouvez informer par téléphone votre client du dépassement du délai de paiement. Nous recommandons la procédure suivante : - 1ère relance suivant les sept jours de la date théorique de paiement :   par mail ou téléphone amical. Les retards de paiement sont généralement dus à la perte de la facture, à un classement à tort avec les factures payées, à une procédure lourde de mise en paiement (surtout dans les grandes entreprises) ou simplement à un oubli de la part du client. Faire intervenir le commercial auprès du client, en cas de litige (prix, qualité prestation), ou en cas de non-réponses est un bon moyen de ne pas casser les relations amicales avec votre client. - 2ᵉ relance : la première lettre de relance à j+15 au service comptable : Si la relance téléphonique n’a pas permis de mettre fin à l'impayé, vous devez commencer la constitution d'un dossier de recouvrement en envoyant une lettre de relance au client. - 3ᵉ relance à j+22 à la direction :  la lettre d'avertissement. Si le paiement n'est toujours pas parvenu suite a première lettre de relance, il faut rédiger une seconde lettre de relance, plus ferme, expliquant que si le débiteur ne règle pas, vous serez contraint de recourir à un mandataire du recouvrement. - 4ᵉ étape à j+ 30 à la direction : après, si celui-ci ne tient pas compte de votre relance, vous pouvez ensuite décider d’entamer la procédure de mise en demeure du débiteur. Il s’agit ainsi d’un dispositif judiciaire qui permet de mettre en exergue le retard de règlement de votre impayé créancier. En effet, une procédure qui revêt un caractère judiciaire, elle consiste à envoyer une lettre de mise en demeure par voie recommandée ou électronique, à l’adresse de votre débiteur. En l’occurrence, la lettre de mise en demeure doit mentionner les conditions générales de vente tels le type de débiteur, la durée fixée pour le paiement des factures, etc.

5. Des procédures plus obligeantes

À l’instar de la lettre de mise en demeure, vous pouvez aussi soumettre une injonction de payer. Pour ce faire, il vous suffit d’envoyer une demande d’injonction de payer au greffe du tribunal de votre débiteur. Une fois authentifiée et consentie par le juge, l’injonction sera notifiée par un huissier avant de passer à la saisine des effets si le débiteur refuse toujours de régler l’impayé client. En outre, vous pouvez aussi vous recourir à la procédure de référé-provision. Cette dernière qui vous permet de récupérer immédiatement une part de la somme que votre client vous doit. Finalement, si les autres procédures échouent, il vous reste la dernière solution, « l’assignation de paiement ». Il s’agit d’une procédure plus longue et plus onéreuse. Pour suivre cette étape, il vous importe alors d’envoyer à votre client une assignation à comparaître afin que celui-ci soit condamné à payer vos factures devant le juge.  

6. Attention au délai de prescription d’une facture 

Passé un certain délai, le créancier ne peut plus réclamer le paiement de la somme d'argent. Dans le domaine du recouvrement de facture impayée, lorsque le délai de prescription d’une facture est atteint, le créancier ne peut plus saisir les tribunaux d’une procédure de recouvrement ordinaire comme la requête d’injonction de payer. Pour une facture envers un particulier, ce délai de prescription est de deux ans et pour une facture envers une entreprise, ce délai est de cinq ans.