Factur-X, une révolution silencieuse qui transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs factures. En tant qu'hybride innovant entre le format papier et le fichier électronique, Factur-X promet de simplifier la comptabilité, d'optimiser le traitement des factures et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
Plongeons au cœur de cette technologie émergente en explorant son fonctionnement, ses avantages, ainsi que les répercussions potentielles sur votre organisation comptable. Joignez-vous à nous pour découvrir comment Factur-X pourrait bien être l'élément manquant vers une gestion financière plus fluide et mieux intégrée.
De la facture papier, à la facture électronique
En France, l'horizon 2024 marque un tournant décisif avec l'introduction progressive de l'obligation de facturation électronique pour toutes les entreprises. Cette mutation s'inscrit dans une volonté de moderniser les échanges commerciaux, mais soulève des interrogations quant aux obligations légales spécifiques. Premièrement, une facture électronique se définit comme un document dématérialisé qui doit maintenir l'authenticité de son origine, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité. Elle n'est pas une simple version scannée d'une facture papier mais un document conçu et transmis numériquement dès le départ. Les objectifs de cette réforme sont multiples : renforcer la compétitivité des entreprises par la réduction des coûts administratifs, accélérer les délais de paiement, tout en contribuant à la lutte contre la fraude fiscale, notamment en ce qui concerne la TVA. Il est essentiel pour les entreprises de comprendre ces exigences, de s'adapter aux échéances fixées et d'exclure certaines opérations spécifiques non concernées par cette obligation. Cette transition vers la facturation électronique représente donc une étape cruciale vers une économie plus numérique, transparente et efficace.
Quelles sont les obligations légales en matière de facturation électronique en France ?
En France, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises à partir de 2024. Voici un aperçu des principales obligations légales en matière .de facturation électronique :
- À partir du 1ᵉʳ juillet 2024, les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures sous format électronique, dès lors que leur fournisseur a l'obligation d'émettre selon un format électronique.
- 📅 2026 : une année charnière ! Dès le 1ᵉʳ septembre, une obligation double : recevoir pour tous, et émettre des factures électroniques et e-reporting pour les Grandes Entreprises et ETI.
- 📅 2027 : L'heure pour tous ! Au plus tard le 1ᵉʳ septembre, chaque entreprise, y compris les PME et TPE, devra émettre des factures électroniques et pratiquer l'e-reporting. Une étape décisive !
Quels sont les formats de facturation électronique acceptés en France ?
En France, trois formats de facture électronique sont acceptés, à savoir : Factur-X, Universal Business Language (UBL) et Cross Industry Invoice (CII). Voici les principales différences entre ces formats :
Factur-X :
- Il s'agit d'un format hybride, composé d'un fichier de données structuré au format XML et d'un fichier PDF, offrant ainsi une lecture par les humains et les machines.
- La Factur-X répond à la norme sémantique européenne EN 16931 et a été développée spécialement pour les entreprises françaises.
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Universal Business Language (UBL) :
- Il s'agit d'un format ouvert, développé par l'Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), basé sur XML, facilitant l'échange des données électroniques entre différents partenaires commerciaux.
- L'UBL offre un référentiel universel pour le partage et la compréhension des processus utilisés, optimisant ainsi les échanges entre les parties.
Cross Industry Invoice (CII) :
- Le CII a été développé par le Centre des Nations Unies pour la facilitation des échanges commerciaux électroniques, et il vise à rationaliser tous les processus de facturation[3].
- Ce format élimine les actions manuelles et réduit les coûts de papeterie, offrant ainsi des échanges de données précis entre les parties.
En résumé, la Factur-X est un format hybride spécialement conçu pour les entreprises françaises, offrant une lecture par les humains et les machines, tandis que l'UBL et le CII sont des formats ouverts basés sur XML, visant à faciliter l'échange des données électroniques et à rationaliser les processus de facturation.
Quelle est l'origine du format Factur-X ?
Depuis le début de l'année 2020, il est devenu impératif pour toutes les entités fournissant des services à l'État français d'envoyer leurs factures sous forme électronique. Une facture électronique se caractérise par sa création, son envoi et sa réception en format numérique structuré.
Dans le but de simplifier l'adoption de cette nouvelle méthode de facturation par les entreprises, les autorités françaises ont choisi d'implémenter le format Factur-X. Ce dernier est le fruit d'une collaboration entre la France et l'Allemagne initiée en 2017, visant à se conformer à la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) en France, ainsi que son homologue allemand, le FeRD, sont à l'origine de cette initiative.
La factur-X en détail
Factur-X est un format de facture électronique adopté en France pour faciliter l'envoi et la réception des factures. Il s'agit d'une facture lisible sous format PDF, contenant toutes les informations utiles à son traitement, et d'un fichier de données structuré au format XML.
Techniquement, la Factur-X se compose d'un fichier PDF/A-3 contenant l'image de la facture et d'un fichier XML contenant les données structurées de la facture. Pour créer une facture au format Factur-X, on peut utiliser des librairies qui utilisent des langages de programmation tels que Python, PHP, Java, etc.. Ce format a été largement intégré dans de nombreux logiciels de gestion d'entreprise dont Odoo pour se conformer aux obligations de facturation électronique.
Grâce à ce format hybride, la facture peut être traitée à la fois par les humains et par les logiciels comptables.
Le format Factur-X doit inclure les mêmes mentions obligatoires que toutes les autres factures, à savoir :
- Les coordonnées de l'émetteur et du destinataire
- La date d'émission de la facture
- Le numéro de la facture
- La description des biens ou services fournis
- Le montant hors taxe et toutes taxes comprises
- L'adresse de facturation
- Les informations sur le paiement (modalités, délais et pénalités de retard)
- L'existence et la durée de la garantie légale de conformité
Ces informations sont nécessaires pour être en conformité avec la réglementation.
Les avantages d'opter pour la factur-X
Imaginez un monde où la collecte et la comptabilisation de vos factures fournisseurs se font sans effort, où chaque document financier parvient à sa destination de manière sûre et sécurisée. La Facture-X transforme cette vision en réalité. Mais comment exactement ? Tout d'abord, grâce à la récolte automatique, le risque d'erreurs humaines diminue drastiquement, tout en libérant un temps précieux pour des tâches plus stratégiques. Mais où s'arrête cette automatisation ? Elle s'étend jusqu'à la comptabilisation elle-même. Chaque facture est intégrée et traitée sans intervention manuelle, réduisant les délais et les coûts associés.
Mais qu'en est-il de la sécurité, un aspect crucial dans le monde numérique d'aujourd'hui ? La Facture-X assure la sécurisation totale de l'envoi et de la réception des factures. Cela signifie-t-il que vos documents sont à l'abri des regards indiscrets et des modifications malveillantes ? De plus, la traçabilité intégrale du processus vous permet non seulement de suivre l'état de validation de vos factures chez votre client, mais aussi d'anticiper et de gérer les éventuels retards de paiement.
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect de l'obligation de facturation électronique en France ?
En France, le non-respect de l'obligation de facturation électronique peut entraîner des sanctions. Selon l'administration fiscale française, les pénalités pour non-conformité à l'obligation de facturation électronique s'élèvent à 15 euros par facture, avec une sanction maximale de 15 000 euros par an. De plus, le non-respect de l'obligation d'émission de factures électroniques peut également entraîner des sanctions. Il est donc important pour les entreprises de se conformer à ces obligations pour éviter des pénalités financières.
La logiciel de facturation Odoo est déjà prêt pour envoyer et recevoir des factur-X
Dans notre logiciel de comptabilité Odoo, l'émission de Factur-X devient un jeu d'enfant, permettant une transition fluide vers des pratiques de facturation modernes et conformes. Le format Factur-X est inclue nativement dans Odoo.
Voici un tuto vous montrant la facilité à envoyer une facture au format X.
La connexion d'Odoo au portail européen PEPPOL, déjà opérationnelle, établit une passerelle pour des transactions sécurisées et standardisées à travers l'Europe, favorisant ainsi l'expansion et la collaboration internationales. Le plus remarquable est que toutes ces avancées technologiques sont proposées sans coût supplémentaire. Odoo s'engage à fournir une solution de gestion d'entreprise complète et abordable, permettant aux utilisateurs de rester à la pointe de la conformité et de l'efficacité sans surcharger leur budget.
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En résumé :
Echéances :
- 2024 : à partir du 1ᵉʳ juillet, les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques si leur fournisseur est tenu d'émettre sous ce format.
- 2026 : dès le 1ᵉʳ septembre, obligation pour les grandes entreprises et ETI, de recevoir et d'émettre des factures électroniques et de pratiquer l'e-reporting.
- 2027 : au plus tard le 1ᵉʳ septembre, toutes les entreprises, incluant les PME et TPE, doivent émettre des factures électroniques et pratiquer l'e-reporting.
Avantages de la facturation électronique :
- Réduction des coûts administratifs : diminution des dépenses liées au papier, à l'impression et à l'envoi.
- Accélération des délais de paiement : traitement plus rapide des factures grâce à l'automatisation.
- Réduction des erreurs humaines : moins d'erreurs dues à la saisie manuelle des données.
- Amélioration de la sécurité : sécurisation des envois et réceptions de factures avec des protocoles spécifiques.
- Compatibilité et intégration : intégration facile avec les systèmes existants comme Odoo, facilitant ainsi la transition.
Factur-x : dématérialisation facturation obligatoire