Vous souhaitez mettre en place un prélèvement bancaire avec vos clients ?
Dans cet article, nous allons explorer la configuration et l'utilisation du prélèvement SEPA dans Odoo, un logiciel de gestion open-source performant.
Introduction au prélèvement SEPA
Le prélèvement SEPA est un moyen efficace de gérer les paiements. Cela nous permet de retirer directement des fonds du compte d'un client avec son autorisation.
Qu'est-ce qu'un mandat de prélèvement ?
Un mandat est une autorisation que le client nous donne pour prélever des fonds sur son compte bancaire. Cela simplifie le processus de paiement.
Un prélèvement SEPA est une opération par laquelle vos clients vous autorisent, en tant que créancier, à présenter les prélèvements, et autorisent leur banque à prélever directement l'argent sur leur compte bancaire afin de vous payer. C'est un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelles libellées en euros. Le compte de votre client et le vôtre doivent être tenus dans des banques situées dans la zone SEPA, il fonctionne également dans tous les pays de la zone euro.
Le prélèvement SEPA dispense ensuite vos clients de l'envoi d'un titre de paiement lors de chaque règlement ou échéance des opérations récurrentes. Cette méthode de paiement permet de retirer directement des fonds du compte d'un client, rendant le processus de paiement plus efficace.
Pour être mis en place, un mandat SEPA est nécessaire. Il s'agit d'un contrat par lequel votre client vous autorise à demander le prélèvement sur un compte bancaire défini.
Les avantages du prélèvement SEPA
- Retraits automatiques
- Pas d'attente pour les paiements
- Processus de paiement simplifié
- Gestion efficace des flux de trésorerie
Étape 1 : Accéder à l'application de comptabilité
Pour configurer le prélèvement SEPA, nous devons d'abord accéder à l'application de comptabilité dans Odoo. Cela nous permettra de gérer les paramètres nécessaires.
Comment accéder à l'application
Nous allons naviguer dans Odoo pour trouver l'application de comptabilité. C'est ici que nous pourrons configurer les options de prélèvement SEPA.
Étape 2 : Activer l'option de prélèvement SEPA
Pour commencer, nous devons activer l'option de prélèvement SEPA dans Odoo. Cela garantit que nous pouvons effectuer des prélèvements directement sur les comptes de nos clients.
Activation de l'option
Nous allons rechercher l'option SEPA dans les paramètres. Il est important de s'assurer que l'option de prélèvement SEPA est activée et que nous avons entré l'identifiant de crédit.
Étape 3 : Créer un mandat de prélèvement SEPA
Une fois l'option activée, nous devons créer un mandat de prélèvement SEPA pour chaque client. C'est une étape essentielle qui formalise notre autorisation à prélever des fonds.
Création du mandat
Nous allons accéder à la section Clients et à l'onglet Mandat de prélèvement. Ici, nous pourrons créer un nouveau mandat pour nos clients.
Étape 4 : Configurer les détails du mandat
Configurer les détails du mandat est crucial pour assurer un prélèvement efficace. Nous allons sélectionner le client et entrer les informations requises.
Sélection du client et des informations bancaires
Nous devons d'abord choisir le client pour lequel nous avons le mandat. Ensuite, il faut entrer l'IBAN de leur compte bancaire.
Choix du journal et du schéma SDD
Après avoir saisi les informations bancaires, nous devons sélectionner le journal à utiliser. Il est également important de vérifier que le compte bancaire est bien configuré dans le journal.
Type de client et options supplémentaires
Le schéma SDD dépend du type de client. Pour les clients B2B, nous utiliserons l'option B2B, tandis que pour les clients B2C, nous choisirons Core.
Identifiant et dates
L'identifiant est automatiquement généré par Odoo, mais nous avons la possibilité d'en créer un personnalisé. Il est nécessaire d'ajouter une date de début, mais la date de fin est facultative.
Étape 5 : Gestion des clients et des mandats
La gestion des clients et des mandats est une étape clé pour assurer un prélèvement SEPA sans accroc. Nous devons garder une trace des mandats créés et de leur statut.
Suivi des mandats
Nous pouvons consulter la liste des mandats créés dans Odoo. Cela nous permet de vérifier leur statut et d'apporter des modifications si nécessaire.
Option de révocation
Il est important de savoir que nous avons toujours l'option de révoquer un mandat si cela s'avère nécessaire. Cette flexibilité est essentielle pour gérer les relations avec nos clients.
Communication avec les clients
Maintenir une bonne communication avec nos clients est vital. Nous devons les informer des mandats en cours et des éventuels changements.
Étape 6 : Filtrer les factures pour le prélèvement SEPA
Pour gérer efficacement nos factures, nous devons les filtrer selon notre mandat SDD. Cela nous permet de concentrer nos efforts sur les paiements à venir.
Filtrer par mandat SDD
En accédant à la liste des factures, nous pouvons appliquer un filtre. Ce filtre nous aide à afficher uniquement les factures pertinentes.
Étape 7 : Enregistrer les paiements
Une fois que nous avons sélectionné les factures, il est temps d'enregistrer les paiements. Ce processus finalise la transaction et met à jour nos comptes.
Sélectionner les factures à payer
Nous devons choisir les factures liées à notre mandat SDD. Après cela, nous pouvons procéder à l'enregistrement des paiements.
Étape 8 : Créer un paiement par lot
Après avoir enregistré les paiements, nous pouvons créer un paiement par lot. Cela simplifie le processus en regroupant plusieurs paiements en une seule transaction.
Processus de création
Nous sélectionnons les paiements à traiter et accédons à l'option "Actions". Ensuite, nous choisissons "Créer un paiement par lot".
Étape 9 : Générer des fichiers de prélèvement SEPA .XML pour soumettre des paiements
Les fichiers .xml contenant toutes les instructions de paiement SDD peuvent être chargés à l’interface de votre banque en ligne pour traiter tous les paiements en une seule fois.
Pour créer votre fichier .xml regroupant plusieurs paiements SDD en attente, vous pouvez opter pour la création d'un paiement par lot. Pour ce faire, accédez à l’application Comptabilité ‣ Clients ‣ Paiements, choisissez les paiements nécessaires, puis cliquez sur Action, et enfin sur Créer un paiement par lot. Une fois la validation effectuée, le fichier .xml sera disponible immédiatement en téléchargement.
Générez un fichier .XML pour vos paiements par prélèvement SEPA dans Odoo Comptabilité
Enfin, chargez ce fichier dans l’interface de votre banque en ligne afin de traiter les paiements.
Avant d’émettre tout prélèvement SEPA, un créancier est tenu de fournir à ses clients débiteurs une notification préalable au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du prélèvement SEPA (sauf accord bilatéral sur un délai différent) et par tout moyen à sa convenance (facture, avis, échéancier, etc.). Cette notification devra au minimum contenir la date d’échéance du prélèvement ainsi que son montant. Donc n'oubliez pas d'envoyer un email de notification aux clients
Étape 10 : Gestion des fonds insuffisants
Lorsque le client n'a pas suffisamment de fonds, la banque refuse la transaction. Cela signifie que nous n'avons pas besoin d'intervenir.
Conséquences d'un refus de prélèvement
Un refus peut entraîner des retards dans le paiement. Il est essentiel de communiquer avec le client pour résoudre la situation.
Étape 11 : Conclusion et ressources supplémentaires
Nous avons couvert les étapes essentielles pour configurer le prélèvement SEPA. Pour aller plus loin, nous vous recommandons des ressources supplémentaires.
Ressources recommandées
Guide étape par étape pour configurer le prélèvement SEPA dans Odoo