Les bonnes pratiques pour une numérisation réussie des factures fournisseurs

Le coût de traitement d'une facture fournisseurs papier est estimé en moyenne 14 €. Les factures fournisseur envoyées au format papier entraînent de multiples coûts de gestion cachés. De plus en plus d'entreprises cherchent à optimiser leur processus de gestion des documents, notamment des factures fournisseurs et donc réduire ce cout de traitement. Mai alors comment mettre en place une numérisation réussie des factures fournisseurs ? Quelles sont les bonnes pratiques à suivre ? Découvrez-le dans notre article sur "Les bonnes pratiques pour une numérisation réussie des factures fournisseurs".

La numérisation des factures fournisseurs

Définition de la numérisation des factures fournisseurs

La transformation digitale touche aujourd'hui toutes les activités de l'entreprise, y compris la gestion des factures fournisseurs. La numérisation des factures fournisseurs consiste en la conversion des factures papier en documents numériques. Cette transformation permet de traiter les factures de manière plus rapide, plus efficace et plus sécurisée, tout en réduisant les coûts associés à la gestion des documents papier. 

Cette transformation a été rendue possible grâce aux nombreux logiciels cloud de comptabilisation (en savoir plus) qui peuvent traiter les factures numérisées.

En d'autres termes, la numérisation des factures fournisseurs est à la gestion documentaire ce que la tablette est à la bibliothèque : un moyen plus rapide, plus facile et plus pratique de stocker et de gérer l'information. 

La facture dématérialisée : une obligation légale

La dématérialisation des factures fournisseurs est une évolution incontournable pour toutes les entreprises, tant sur le plan économique que juridique. En effet, depuis le 1er janvier 2023, les entreprises de plus de 250 salariés sont dans l'obligation de dématérialiser leurs factures fournisseurs. Cette obligation s'étendra également aux entreprises de moins de 250 salariés à compter du 1er janvier 2024. Cette évolution est imposée par l'Union Européenne dans le cadre de la directive 2014/55/UE, qui vise à harmoniser les règles en matière de facturation électronique dans l'ensemble des pays de l'UE. Cette nouvelle réglementation peut être comparée à un passage obligé lors d'une randonnée en montagne : il est nécessaire de suivre le chemin balisé pour arriver à destination en toute sécurité, et de s'adapter aux conditions météorologiques pour éviter les écueils. En somme, la dématérialisation des factures fournisseurs est une évolution incontournable pour les entreprises qui souhaitent être en conformité avec la loi et gagner en efficacité dans leur gestion documentaire.

Les avantages de la numérisation des factures fournisseurs

A. Amélioration de la productivité et de l'efficacité

La numérisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages pour les entreprises. L'un des principaux avantages est l'amélioration de la productivité et de l'efficacité. En effet, la numérisation permet de traiter les factures plus rapidement et plus facilement, en réduisant les erreurs et les temps d'attente liés aux processus manuels. C'est un peu comme si l'on passait d'un trajet en voiture à un trajet en avion : le temps nécessaire pour arriver à destination est considérablement réduit, tout en offrant un confort et une sécurité supérieurs. En outre, la numérisation permet une meilleure traçabilité et un suivi plus précis des factures, ce qui facilite la gestion des délais de paiement et des litiges avec les fournisseurs. En résumé, la numérisation des factures fournisseurs permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de gagner en productivité et en efficacité, tout en améliorant leur relation avec leurs fournisseurs et en optimisant leur trésorerie.

B. Réduction des erreurs et des coûts

Le coût de traitement d'une facture fournisseurs papier est estimé à 14, avec des étapes du "traitement du courrier" et de "saisie dans le logiciel comptable". Ce cout peut être divisé par deux en optant pour un traitement numérique.

Le traitement manuel des factures papier peut entraîner des erreurs humaines, comme des erreurs de saisie ou des erreurs de classement. La numérisation des factures fournisseurs permet d'automatiser le processus de traitement et de réduire le risque d'erreur humaine. De plus, la gestion manuelle des factures papier peut être très coûteuse, en termes de temps, de main d'œuvre et de matériel. La numérisation des factures fournisseurs permet de réduire considérablement ces coûts et d'améliorer la rentabilité de l'entreprise. La numérisation des factures fournisseurs peut être comparée à l'utilisation d'un GPS lors d'un voyage en voiture : elle permet d'éviter les erreurs de navigation et les détours inutiles, tout en réduisant les coûts de carburant et de temps de trajet.

C. Meilleure traçabilité et suivi

En plus d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts, la numérisation des factures fournisseurs offre une meilleure traçabilité et un suivi plus efficace des transactions financières. Avec la numérisation, chaque facture est enregistrée et archivée de manière systématique, ce qui facilite la recherche et la récupération de l'information. Cela permet également d'avoir une vue d'ensemble sur les transactions financières, facilitant ainsi l'analyse et l'évaluation des performances de l'entreprise. La numérisation des factures fournisseurs est à la gestion financière ce que les cartes de vol sont à la gestion du trafic aérien. Tout comme les cartes de vol fournissent une vue d'ensemble sur l'emplacement et les mouvements des avions, la numérisation des factures fournisseurs fournit une vue d'ensemble sur les transactions financières, permettant ainsi une gestion plus efficace et plus transparente des opérations de l'entreprise. En outre, la numérisation des factures fournisseurs permet également de mieux respecter les délais de paiement et de réduire les risques de contentieux, en fournissant une traçabilité complète de toutes les transactions financières de l'entreprise.

III. Les étapes clés d'une numérisation réussie des factures fournisseurs

A. Numérisation des factures fournisseurs

1. Choix de la méthode de numérisation

La numérisation simple

La numérisation simple est l'une des méthodes les plus courantes pour numériser les factures fournisseurs. Cette méthode consiste à scanner la facture papier et à enregistrer l'image numérique dans un format électronique. Elle est simple et peu coûteuse, mais peut présenter des limites en termes d'efficacité et de productivité. Les factures numérisées doivent encore être saisies manuellement dans le système de gestion des factures fournisseurs, ce qui peut prendre du temps et augmenter le risque d'erreur. La numérisation simple est à la numérisation des factures fournisseurs ce que la photographie est à la peinture : une reproduction exacte de l'original, mais avec des limites en termes de qualité et d'efficacité. Bien que cette méthode puisse convenir à des entreprises de petite taille avec un volume de factures relativement faible, elle peut se révéler inefficace pour les entreprises avec un grand nombre de factures à traiter. 

OCR

Lors de la numérisation des factures fournisseurs, il est important de choisir la méthode la plus adaptée à son entreprise. Parmi les différentes méthodes existantes, la reconnaissance optique de caractères (OCR) est la plus couramment utilisée. Cette technique permet de scanner les factures et d'en extraire les informations nécessaires, telles que les dates, les montants, les noms des fournisseurs, etc. L'OCR est à la numérisation des factures fournisseurs ce que les yeux sont à la lecture d'un texte : un outil indispensable pour extraire l'information d'un document. L'OCR permet également de réduire les erreurs de saisie et d'améliorer la précision des données extraites. Toutefois, il convient de noter que l'OCR peut être moins efficace sur des factures de mauvaise qualité ou mal formatées, ce qui peut entraîner des erreurs de reconnaissance de caractères. Il est donc important de bien choisir son logiciel OCR et de l'adapter aux besoins de son entreprise. En somme, le choix de l'OCR est une étape clé de la numérisation des factures fournisseurs, car il permet d'optimiser le traitement et l'analyse des données financières.

Purchase to Pay

La dématérialisation de l’ensemble de la chaîne Purchase to Pay est l'une des méthodes de numérisation les plus courantes pour la gestion des factures fournisseurs. Cette méthode consiste à numériser tous les documents liés au processus d'achat et de paiement, de la commande à la facture en passant par la réception des biens ou des services. La dématérialisation Purchase to Pay permet une intégration complète des différentes étapes du processus, facilitant ainsi la gestion des factures fournisseurs et l'automatisation des paiements. Cette méthode de numérisation est à la gestion des factures fournisseurs ce que la fusion est à l'assemblage de différentes pièces : un moyen plus efficace et plus homogène de gérer les différents éléments du processus. La dématérialisation Purchase to Pay offre également des avantages en termes de traçabilité, de réduction des coûts et d'optimisation du temps de traitement, tout en permettant une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs. Elle est donc une solution efficace pour les entreprises souhaitant optimiser leur processus d'achat et de paiement et améliorer leur productivité.

IV. Les bonnes pratiques pour une gestion efficace des factures fournisseurs numérisées

A. Organisation et gestion des documents numérisés

Une bonne gestion des factures fournisseurs numérisées nécessite la mise en place de règles de classement et d'archivage efficaces. Il est important de créer une structure claire pour l'ensemble des documents numérisés, en utilisant des noms de fichiers cohérents et des dossiers facilement identifiables. Cette organisation doit permettre un accès rapide et aisé aux documents en cas de besoin. La gestion des documents numérisés est à la gestion des factures fournisseurs ce que la bibliothèque est à la recherche de l'information. Tout comme une bibliothèque bien organisée facilite la recherche et la consultation des ouvrages, une gestion des documents numérisés bien structurée permet un accès facile et rapide aux factures fournisseurs, évitant ainsi les retards de paiement et les erreurs de facturation.

Le respect des délais de conservation des documents est également un aspect important de la gestion des factures fournisseurs numérisées. Les entreprises doivent s'assurer que les documents numérisés sont conservés conformément aux règles et normes en vigueur, en veillant notamment à la confidentialité et à la protection des données. La gestion des documents numérisés est à la gestion des factures fournisseurs ce que la gestion des archives est à la gestion de l'histoire. Tout comme la gestion des archives permet de préserver le patrimoine et l'histoire d'une organisation, la gestion des documents numérisés permet de préserver l'historique des transactions financières de l'entreprise, facilitant ainsi l'analyse et l'évaluation des performances de l'entreprise.

En somme, la mise en place de règles de classement et d'archivage efficaces, ainsi que le respect des délais de conservation des documents, sont des pratiques essentielles pour une gestion efficace des factures fournisseurs numérisées. Une telle gestion permet une meilleure organisation des documents, facilite l'accès aux informations, respecte les normes en vigueur et contribue à la préservation de l'historique des transactions financières de l'entreprise.

B. Sécurisation des données numérisées

La numérisation des factures fournisseurs nécessite une attention particulière en matière de sécurité informatique, car elle implique la manipulation et le stockage de données sensibles. Pour garantir la sécurité des données numérisées, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité informatique telles que des pare-feu, des antivirus et des programmes de cryptage. De plus, il est important de planifier des sauvegardes régulières pour protéger les données contre les pertes ou les dommages imprévus. La sécurité informatique est à la gestion des factures fournisseurs ce que le système de verrouillage est à la sécurité d'un bâtiment : un moyen efficace de protéger les données sensibles et de prévenir les pertes ou les dommages. La mise en place de mesures de sécurité informatique et la planification de sauvegardes régulières permettent également de se conformer aux normes et aux règlementations en vigueur en matière de protection des données, renforçant ainsi la confiance des clients et des fournisseurs dans l'entreprise. La sécurité informatique est donc un élément clé pour garantir la pérennité et la prospérité de l'entreprise.

C. Suivi et amélioration continue du processus de numérisation

Le processus de numérisation des factures fournisseurs est un processus en constante évolution, et il est donc important d'effectuer un suivi régulier de son efficacité et de son impact sur la gestion de l'entreprise. L'évaluation régulière de l'efficacité de la numérisation est essentielle pour identifier les éventuels problèmes et les opportunités d'amélioration. Pour cela, il est important d'analyser les indicateurs de performance tels que le temps de traitement des factures, le taux d'erreur, le coût de traitement et le niveau de satisfaction des fournisseurs.

Cependant, l'analyse des indicateurs de performance ne suffit pas, il faut également identifier et résoudre les problèmes pour améliorer continuellement le processus de numérisation des factures fournisseurs. Cela peut inclure des mesures telles que la mise en place de formations pour les utilisateurs, l'ajustement des procédures, la mise en place de nouveaux outils, ou encore l'identification de nouvelles méthodes pour accroître l'efficacité du processus.

Le suivi et l'amélioration continue du processus de numérisation des factures fournisseurs sont à la gestion des processus ce que l'entretien préventif est à la maintenance automobile. Tout comme l'entretien préventif permet de prolonger la durée de vie d'un véhicule, le suivi et l'amélioration continue du processus de numérisation permettent de maintenir la performance et l'efficacité du processus de gestion des factures fournisseurs sur le long terme. En résumé, il est donc essentiel de réaliser une évaluation régulière de l'efficacité de la numérisation, d'analyser les indicateurs de performance et d'identifier et de résoudre les problèmes pour maintenir l'efficacité et l'optimisation des processus de gestion des factures fournisseurs.

Conclusion

En somme, la numérisation des factures fournisseurs est une solution efficace pour les entreprises souhaitant optimiser leur processus d'achat et de paiement. Elle permet une meilleure traçabilité, une réduction des coûts et une amélioration de l'efficacité et de la productivité. Selon une étude récente, les entreprises qui ont mis en place une numérisation des factures fournisseurs ont réussi à réduire le coût de traitement des factures de 30 % et le temps de traitement de 50 %. De plus, la numérisation des factures fournisseurs permet une gestion plus efficace des relations avec les fournisseurs et une meilleure conformité réglementaire. Nous vous invitons donc à découvrir plus en détail les bonnes pratiques pour une numérisation réussie des factures fournisseurs et les avantages qu'elle peut offrir à votre entreprise en lisant notre article.

Les bonnes pratiques pour une numérisation réussie des factures fournisseurs
Franck GAUTIER 16 août 2023
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