Logiciels obligatoires pour les auto-entrepreneurs

Est-il nécessaire pour un auto-entrepreneur d'émettre une facture ?

Dans la majorité des opérations financières que réalise une entreprise, l'établissement d'une facture est une obligation de service. Voici en particulier les situations dans lesquelles il est nécessaire d'établir une facture :

• toute opération de vente de produits ou de services par des professionnels
• toute vente de produits par des professionnels à des particuliers, si ces derniers en font la demande.
• tout service fourni par des professionnels à des particuliers si la valeur dépasse 25 EUR TTC, ou simplement si le client le demande.

Si le professionnel ne respecte pas les règles, une amende de 75 000 euros peut lui être infligée et un redressement fiscal de 50 % de la facture peut être exigé par les autorités fiscales. La facturation des services implique la mise en place d'un cadre juridique, la mention obligatoire du taux de TVA et un suivi du processus de facturation : facture en Europe et ailleurs... Pour pouvoir créer une facture, l'entreprise ou l'association doit être enregistrée, à l'exception de certains statuts comme les auto-entrepreneurs. Ils peuvent émettre des factures sans être enregistrés. Dans la facture, il y a le numéro de SIRET ainsi que l'adresse du siège social ainsi que le nom et les coordonnées des deux parties ; le numéro de la facture ainsi que le statut juridique de l'entreprise et la date de la vente ou du service ; la facture, son montant et le prix unitaire et la TVA (2,1 %, 5,5 %, 10 20 % ou 2,1 %).

Pourquoi les auto-entrepreneurs doivent-ils se doter de certains logiciels ?

Malgré la grande flexibilité de leur statut d’auto-entrepreneur, les créateurs d’entreprises doivent toutefois se soumettre à certaines réglementations. Des contraintes administratives leur imposent en effet de se conformer à des normes de facturation, de tenir un registre d’achats et un livre des recettes. Ils doivent également déclarer leurs recettes sur un portail en ligne qui leur est dédié. De nos jours, cette gestion de comptabilité est grandement simplifiée en l’informatisant et en utilisant un logiciel spécial. Il leur suffit en effet d’effectuer des saisies dans leur base de données et c’est l’outil qui réalise les calculs, les analyses et les rapprochements qu’ils doivent effectuer. Le gouvernement leur a même exigé l’utilisation d’un logiciel certifié à compter du 1er janvier 2018 pour empêcher les fraudes à la TVA. L’administration a néanmoins fait marche arrière récemment et a simplement ordonné son utilisation à certains commerçants et non pas à l’ensemble des auto-entrepreneurs.

Les logiciels incontournables pour les auto-entrepreneurs

Divers logiciels peuvent être utiles pour les auto-entrepreneurs dans le cadre de leur activité. Que ce soit un logiciel de facturation, de caisse, de suivi comptable (banque et factures), ces programmes informatiques spéciaux leur permettent en effet d’être performants à la tâche et les aident à offrir des services de qualité à leurs clients. À l’ère du numérique, quasiment tous les métiers sont informatisés comme l’architecture, le BTP, les services à la personne, le transport, la prospection de la clientèle, TOUT ! Ces logiciels et applications permettent de gérer les emplois du temps, d’effectuer des tableaux, des plans, de tracer des itinéraires, d’optimiser un projet pour respecter un budget, etc. Leur utilisation est ainsi vitale pour ces professionnels. Vous pouvez consulter la liste des logiciels de facturation sur compte-pro.com. D’un autre côté, l’administration veut également encadrer la profession des auto-entrepreneurs en leur décrétant l’utilisation d’un logiciel comptable. Celui-ci faciliterait surtout les contrôles fiscaux et réduirait les fraudes dans les déclarations de la TVA. Cette mesure devra s’appliquer en janvier 2018, mais les auto-entrepreneurs échapperont à cette règle, sauf les commerçants qui écoulent leurs produits dans les marchés ou sur comptoir.

Qu’en est-il de cette loi anti-fraude sur la TVA ?

La loi antifraude du 29 décembre 2015 s’applique à tous les assujettis à la TVA. Récemment encore, elle a envoyé une note de rappel aux autos-entrepreneurs pour qu’ils s’équipent d’un logiciel de facturation ou à un système d’encaissement sécurisé et certifié. Ce rappel a été déployé pour contrecarrer aux actions frauduleuses contre la TVA, et pour mettre fin à l’utilisation des programmes capables de dissimuler les recettes. Les contribuables ciblés sont ceux qui sont assujettis à la TVA et qui assurent eux-mêmes l’enregistrement des divers règlements de leurs clients. Les commerçants et les professionnel dont la majorité ou une partie des transactions sont exonérées de cette taxe sont également concernés par cette mesure. Les auto-entrepreneurs assujettis à la TVA n’échappent pas donc à la règle s’ils se chargent eux-mêmes de l’enregistrement des règlements de leurs clients. Ainsi, les auto-entrepreneurs auront donc l’obligeance de disposer d’un tel logiciel de comptabilité à partir du 1er janvier 2018 étant donné que l’utilisation d’un livre de recettes en papier ne sera plus valable. Ce logiciel devra répondre aux normes requises. Il est obligatoire qu’il soit : inaltérable, sécurisé, capable d’offrir une conservation et un archivage optimal… Les éditeurs de logiciel doivent aussi délivrer aux utilisateurs un certificat d’achat ainsi qu’une attestation de mise à jour. La non-conformité à ces obligations est passible d’une amende de 7.500 €. Les auto-entrepreneurs devront donc se préparer déjà à l’acquisition de leur logiciel. Actuellement, il est déjà possible de retrouver des logiciels conformes à la loi et certifiés sur le marché à l’instar d’EBP Auto-entrepreneur Pratic 2017 ou d’Instant Gestion Micro-entrepreneurs.

Mécontentement chez les auto-entrepreneurs et rétractation du gouvernement

L’annonce de cette loi concernant l’imposition des logiciels a provoqué un tollé auprès des auto-entrepreneurs. Cette règle est en effet considérée comme étant trop exigeante et trop onéreuse, notamment en ce qui concerne l’acquisition du logiciel conforme aux normes exigées, ou encore la mise à jour des logiciels déjà utilisés. Pour ces mécontents, il s’agit d’une mesure qui va alourdir encore plus le régime du micro-entrepreneuriat. Afin de préserver l’avenir de l’entrepreneuriat, les principaux représentants du secteur ont tenu à discuter des mesures les plus adaptées avec le gouvernement. Comme il a été annoncé plus haut, ce dernier a donc rectifié le tir en annonçant dans un communiqué en date de 15 juin 2017 que (début de citation) « Seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, seront ainsi concernés. » (fin de citation). En d'autres termes, les auto-entrepreneurs non assujettis à la TVA n'ont pas cette obligation de s'équiper de logiciel de facturation et de caisse.

L’utilisation d’un logiciel pour une bonne gestion de l’entreprise

Certes, certains auto-entrepreneurs n’auront pas l’obligation de se doter d’un logiciel de comptabilité anti-fraude, néanmoins, il est vrai que son utilisation est avantageuse pour la gestion de leur structure. Ce logiciel leur permet en effet d’enregistrer leurs dépenses et leurs recettes, et aussi de dresser les états comptables dont ils ont besoin, comme leurs bénéfices, leur bilan. Cette base regroupe aussi les données sur leurs clients. Elle est utile pour faire un rapprochement bancaire, pour déterminer tout écart entre les données théoriques et réelles, et de chercher les causes des erreurs. Elle leur permet d’effectuer certaines statistiques, de suivre l’évolution du prix de leurs matières premières, de gérer leurs stocks, etc. L’auto-entrepreneur peut s’améliorer en disposant des informations chiffrées sur son activité. Bref, le logiciel comptable l’empêche de naviguer à vue. Il peut même calculer ses capacités d’emprunt s’il veut demander un crédit à sa banque dans le but de développer son entreprise.