La nouvelle obligation d'information à l’embauche d’un salarié

La récente obligation d'information (décret n° 2023-1004) impose aux entreprises une vérification minutieuse de la transmission des données listées, malgré certaines similitudes avec les informations déjà fournies par les contrats de travail. Cette réglementation s'ajoute à des obligations spécifiques disséminées dans la législation existante, telles que la remise d'une notice sur les garanties de prévoyance complémentaire ou sur les textes conventionnels applicables. Les entreprises doivent ainsi s'assurer de la conformité à cette nouvelle norme en termes de délais et de modalités, ce qui pourrait nécessiter une adaptation des pratiques existantes.

Il est crucial de noter que l'obligation antérieure de remise d'une notice sur les textes conventionnels a été intégrée dans le nouveau dispositif. Désormais, l'employeur informe le salarié des conventions et des accords collectifs applicables dans l'entreprise ou l'établissement dans le cadre de cette obligation générale d'information (c. trav. art. R. 2262-1 modifié).

Principales obligations d'information : nature et liste détaillée des éléments

Les obligations d'information imposées aux employeurs lors de l'embauche couvrent divers aspects cruciaux de la relation de travail. Ces obligations, conformément à la directive (UE) 2019/1152 du 20 juin 2019, ont pour objectif de garantir une transparence et une prévisibilité accrues dans l'Union européenne. Les informations que l'employeur doit fournir à chaque salarié nouvellement embauché comprennent notamment :

- Identité des parties à la relation de travail.

- Adresse du ou des lieux de travail, avec mention de l'adresse de l'employeur si elle diffère.

- Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi.

- Date d'embauche et, le cas échéant, date de fin de la relation de travail ou durée spécifiée en cas de contrat à durée déterminée (CDD).

- Identité de l'entreprise utilisatrice pour les salariés en travail temporaire.

- Durée et conditions de la période d'essai.

- Droit à la formation assuré par l'employeur pour l'adaptation au poste de travail.

- Durée du congé payé et modalités de calcul de cette durée.

- Procédure à suivre en cas de cessation de la relation de travail.

- Éléments constitutifs de la rémunération, détaillés séparément, incluant les majorations pour les heures supplémentaires.

- Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou autre période de référence, ainsi que les modalités d'aménagement du temps de travail.

- Conditions pour les heures supplémentaires ou complémentaires.

- Modalités concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes.

- Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement.

- Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié.

- Contrats de protection sociale complémentaire collectifs, avec mention des conditions d'ancienneté associées.

Ces informations essentielles visent à assurer une relation de travail transparente et équitable, renforçant la protection des droits des salariés. Le respect des délais de transmission de ces informations, comme détaillé dans le cadre réglementaire, est impératif pour garantir la conformité aux nouvelles obligations.

Modalités de Transmission des Informations

Les informations doivent être transmises individuellement au salarié dans des délais spécifiques. Ainsi, un document récapitulatif écrit devient incontournable, même dans les situations où aucune exigence contractuelle n'était imposée par la réglementation.

Délai de transmission

Certaines informations, telles que le lieu de travail, l'intitulé du poste, et la date d'embauche, doivent être transmises dans les sept jours calendaires suivant la date d'embauche. D'autres éléments, tels que la durée du congé annuel payé, la procédure en cas de rupture du contrat de travail, ainsi que les conventions et accords collectifs applicables, doivent être communiqués dans le mois suivant l'embauche (c. trav. art. R. 1221-35 modifié).

Degré de détail de l'information

L'employeur doit généralement délivrer les informations de manière exhaustive. Cependant, pour certains éléments spécifiques énumérés, il peut se contenter de renvoyer aux dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles applicables (c. trav. art. R. 1221-35 modifié).

Format papier ou électronique

Les informations peuvent être transmises au format papier par tout moyen conférant une date certaine, comme un recommandé avec accusé de réception ou en main propre contre-décharge. Alternativement, l'employeur peut les envoyer au format électronique, sous réserve que le salarié puisse y accéder, enregistrer et imprimer les informations. Un arrêté fournira des modèles de documents pour faciliter cette obligation (c. trav. art. R. 1221-35 modifié).

En cas de modification

En cas de modification des informations initialement transmises, l'employeur doit remettre au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais et au plus tard à la date de prise d'effet de la modification. Cette mise à jour peut se faire soit au format papier, soit, sous certaines conditions, au format électronique. L'employeur est exempté de cette obligation si la modification résulte exclusivement de changements légaux, réglementaires, ou conventionnels en vigueur (c. trav. art. R. 1221-40 nouveau).

Procédure en cas de non-transmission des informations à l’embauche

En cas de non-transmission des informations, la procédure prévoit une mise en demeure de l'employeur suivie d'un éventuel recours aux prud'hommes.

Mise en demeure de l'employeur

Si le salarié ne reçoit pas les informations requises dans les délais stipulés, il a le droit de mettre son employeur en demeure de les communiquer ou de les compléter. La loi spécifie que l'employeur dispose de sept jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure pour répondre.

Recours aux prud'hommes en l'absence de réponse

En cas d'absence de réponse de l'employeur dans le délai imparti, le salarié est autorisé à saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir satisfaction. Cette démarche vise à garantir le respect des droits du salarié en matière d'information.

Information des salariés en CDD et intérimaires sur les postes en CDI

La loi du 9 mars 2023 établit des conditions spécifiques pour informer les salariés en CDD et les intérimaires sur les opportunités de postes en CDI au sein de l'entreprise.

Pour formuler une demande, le salarié doit justifier d'une ancienneté minimale de 6 mois, soit dans l'entreprise pour les salariés en CDD, soit dans l'entreprise utilisatrice pour les intérimaires.

Le décret du 30 octobre 2023, en vigueur depuis le 1ᵉʳ novembre 2023, complète ces dispositions, clarifiant que la demande du salarié en CDD ou de l'intérimaire doit être effectuée par tout moyen conférant date certaine à sa réception.

Une fois la demande reçue, l'employeur dispose d'un mois pour fournir par écrit la liste des postes en CDI correspondant à la qualification professionnelle du salarié ou de l'intérimaire.

Quant aux limites, le salarié ou l'intérimaire a le droit de formuler deux demandes par année civile, l'employeur étant exempté de répondre à une troisième demande. Cependant, dans le cas d'un employeur particulier ou d'une entreprise de moins de 250 salariés, une réponse orale est autorisée à partir de la deuxième demande, à condition que la réponse demeure inchangée par rapport à la première demande.