Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers d'une entreprise ?
Les documents à conserver se présentent le plus souvent sous forme papier, mais sont de plus en plus dématérialisés comme des factures. Des documents produits par un tiers privé ou public peuvent vous être adressés par e-mail ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique. Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation. Ces documents originaux ont une valeur juridique. Les documents scannés pour être conservé sur votre ordinateur ou un serveur, n'ont pas la valeur d'un original. Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents à destination de l'administration si la copie est lisible, mais l'administration sera en droit de vous demander l'original du document en cas de doute sur la validité de la copie.Délais de conservation des documents pour les entreprises
Voici la liste de durée de conservation des documents administratifs pour une entreprise selon sa thématique. Sous-entendu qu'il s'agit ici de la liste des délais d'archives d'entreprises à conserver.Tableau de durée de conservation de documents
TYPE DE DOCUMENTS | DURÉE DE CONSERVATION |
ASSURANCES | |
Quittance de cotisation | 2 ans |
Avis d'échéance d'assurance | 3 ans |
Copie de lettre de résiliation avec AR | 4 ans |
Contrat d'assurance | 2 ans |
Dossiers de dommages corporels | 10 ans |
Assurances vie, décès | 10 ans |
BANQUES | |
Relevés de compte | 5 ans |
Remises de chèques, espèces | 3 ans |
Talons de chèque | 4 ans |
DOCUMENTS COMMERCIAUX | |
Contrats de vente de biens et services | 10 ans |
Contrats d'acquisition et de cession immobiliers | 30 ans |
Contrat conclu par voie électronique | 10 ans |
Document de transport de marchandises | 5 ans |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
DOCUMENTS SOCIAUX | |
Statuts de société et pièces modificatives des statuts | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale |
Registre de titres nominatifs. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. | 6 ans à partir de la fin de leur utilisation |
Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration. | 7 ans à partir de la fin de leur utilisation |
Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
DOCUMENTS COMPTABLES | |
Livre comptable | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
livre d'inventaire | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Journaux comptables | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Grand livre comptable | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Balance comptable | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Factures clients et fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Bon de commande | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
Bon de livraison et réception | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
DOCUMENTS DE GESTION DU PERSONNEL | |
Double bulletin de paie papier ou électronique | 5 ans |
contrats de travail | 5 ans |
soldes de tout compte | 5 ans |
Document relatif aux charges sociales | 5 ans |
Documents de comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
Documents de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Déclaration d'accident du travail | 5 ans |
DOCUMENTS FISCAUX | |
Impôt sur le revenu et sur les sociétés Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC), bénéfices agricoles au régime réel (BA) | 6 ans |
Impôts sur les sociétés pour les EIRL, les sociétés à responsabilité limitée (SARL) : sociétés d’exercice libéral, exploitations agricoles | 6 ans |
Cotisation foncière des entreprises | 6 ans |
CVAE | 6 ans |
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées) | 6 ans |
Remarques importantes :
- Archivage numérique : Les documents peuvent être conservés sous format électronique à condition que leur intégrité et authenticité soient garanties (signature électronique qualifiée).
- Sanctions : Le non-respect des délais de conservation peut entraîner des sanctions administratives ou pénales.
- Extensions possibles : En cas de contentieux, les délais peuvent être prolongés jusqu'à résolution du litige.
Ces durées sont basées sur le droit français et peuvent varier selon les spécificités sectorielles ou réglementaires particulières.
Quelles sont les sanctions applicables en cas d'absence d'archives de documents administratifs ?
Si lors d’une vérification comptable par l’administration fiscale, vous n’êtes pas en mesure de présenter vos documents, vous risquez : une pénalité de 50 % des sommes facturées lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures de vente, Un ré-haussement du bénéfice taxable lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures d’achat, l'amende peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une taxation d'office sur le CA assortie d'une pénalité de 40 % ; Un rejet de comptabilité quand l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables ; Ou une amende de 5 000 euros quand l’entreprise refuse de communiquer les documents réclamés par l’administration fiscale ; Une amende de 1 500 euros pour destruction des documents ou refus de communiquer.Stocker vos archives papier à l’abri du feu ?
Vous n'avez pas besoin d'explication sur l'importance de conserver vos documents importants dans un endroit sûr, en particulier lorsque vous devez montrer à votre compagnie d' assurance professionnelle la valeur d'achat d'un matériel qui a été détruit par un incendie. La perte de ces informations pourrait causer de gros dégâts à votre entreprise. Comment pouvez-vous protéger les archives que vous possédez contre le feu ?- Assurez-vous que votre salle d'archives est équipée des outils nécessaires pour éteindre une flamme. Pensez aux extincteurs portables. Assurez-vous qu'ils sont en bon état de marche, bien visibles et suffisamment solides pour supporter les dimensions de vos archives. L'endroit idéal pour les extincteurs portables est proche de l'entrée, mais au moins aussi loin de la sortie que possible.
- Vérifiez que les têtes d'arrosage de vos systèmes automatisés sont suspendues au plafond ou sur les rayonnages. Si vous avez équipé votre espace d'un système de sprinklers, il est recommandé d'installer des détecteurs d'eau avec un émetteur électronique.
- Dans la zone d'archives, les détecteurs de fumée sont absolument nécessaires, car ils permettent une connexion immédiate avec les pompiers par le biais d'une alarme incendie.
- Bien sûr, il est interdit de fumer dans l'espace des archives. Mais un panneau qui le rappelle aux employés et aux visiteurs n'est pas inutile.
- Vérifiez qu'il n'y a pas de matériaux susceptibles de s'enflammer dans la salle d'archives. Il en va de même pour les matériaux tels que les équipements et les substances qui pourraient nuire à l'humidité et à la température, ou endommager les documents.
- N'oubliez pas de placer des tuyaux d'incendie à proximité ou dans la salle d'archives !
Tableau de durée de conservation de documents entreprise comptables, fiscaux, sociaux...